第205回
内容証明郵便の出し方を教えます。

前回、内容証明郵便は、代金の回収方法として、
法的効果はあまりないけれども、
事実上の効果を発揮する場合があると説明しました。

さて、内容証明郵便は、どうやって出すのでしょうか。
みなさんご存知ですか？
内容証明郵便で、文書を出す場合には、
形式が決まっています。
１行あたりの字数が20字で、
１枚あたりの行数が26行となっています。
内容証明郵便で出すために、文房具店などで、
専用の書式も売っています。

でも、パソコンで書式設定をすれば、
20字26行で文書を作成することは簡単だと思います。
ただし、そのとき注意しなければならないのは、
パソコンでは(1)は、半角で打つと１文字と認識しますが、
内容証明郵便上は、３文字と数えます。

また、パソコンでは、
句読点が文の先頭に来ないように21文字目が句読点の場合、
１行に21文字記載してしまう設定になっています。
「禁則処理」や「句読点のぶら下げ」などという機能ですが、
これらの機能は外しておく必要があります。
それから、内容証明郵便で出す文章と同じものを、
相手方に出すものも含めて３通用意する必要があります。

先ほど言った文房具店などに売っているものは、
複写式になっていて、１通作成すると
写しが２通（合計３通）できる仕組みになっていると思います。
パソコンを使えば、３通印刷すればよいだけですね。

この３通は、１通は相手方に送られて、
１通は出した人の控えになります。
もう１通は、郵便局の控えになります。
郵便局の控えによって郵便局は
いつどういう内容の文書を送ったか
後で証明することができるわけです。

これまでは、内容証明郵便を出すには
郵便局に行かなければなりませんでしたが、
今はインターネット上でも可能です。
詳しくは、電子内容証明郵便のホームページをご覧ください。