第215回
締め切り直前の仕事を頼むときは

皆さん、こんにちは。

今、某大手企業の北海道支社での研修のため札幌にいます。
ちょうどライラック祭が開催されており、
新緑と美しいお花に囲まれた美しい環境です。

昨日、研修を終えて18:00に会社に連絡を入れました。
「お疲れさまです。何か急用ありますか？」

すると、
「はい。雑誌●●の方より、
本日中にゲラ(掲載される原稿や写真)の確認をして戻して欲しい
ということです」
　
もちろん、出版業界では『今日の今日！』
ということは今までも経験しています。

それは間違いなく先方にも事情があって、
このような超タイトな時間での
確認を依頼してくると察することができます。
　
私は、予定を変更し
(夜の会合にご一緒する人たちをお待たせすることになりました)、
ホテルの部屋に戻り、
パソコンを開いてそのゲラの確認作業を開始。

すると、どうでしょう？明らかに「これはおかしい！」
という箇所もあり、多くの修正をいれることとなりました。
ある箇所は私がすべて原稿を書き直したり。。。

一般的には、このような場合は本当に
『確認』作業で修正があったとしても
たとえば「ここは大文字に変更」などの程度。

私は、時間に追われ、雑な仕事をしたまま、
さらに締切の時間も迫り
慌てて私に確認を依頼してきたことがすぐにわかりました。

しかし、これはビジネスマナーとしてはどうでしょうか？

もちろん、先方からのメールには
丁寧な口調でゲラの確認をお願いした上で、
遅くなったことに対するお詫びは書いてありましたが、
それだけではクレームに発展する出来事です。

さて、皆さんだったらこのような状況の中、
相手にどのようなメールを書いて
ゲラの確認(自分が相手にして欲しいこと)をお願いしますか？
また、事前にどのようなアクションが必要だったのでしょうか？
　
自分でそのメールを書いてみましょう。

ヒント１　その日の相手の予定を事前確認したか？
ヒント２　慌てて送信しているので、
　　　　　お手数をおかけすることになるかもしれない
　　　　　という情報を伝えているか？
ヒント３　最悪のパターンを想定し、本日中とあるが、
　　　　　ギリギリのデッドラインを示しているのか？

次回につづく